Обязательные кадровые документы

Кадровое делопроизводство, организованное на высоком уровне, обеспечивает правильную фиксацию совокупного отработанного времени, своевременное предоставление материалов в бухгалтерию для расчетов и выплат, актуальную ротацию персонала и многое другое. Недостатки в функционировании этой службы влекут осложнения для смежных подразделений.

Последствия низкой профессиональной подготовки кадровика - это взыскания за задержку зарплаты, несвоевременная сдача отчетности в вышестоящие ведомства, ненадлежащая регистрация или неправильная обработка данных и т.д. В итоге ухудшаются финансовые показатели в целом.

Из-за отсутствия общепринятого списка документов в направлении работы с персоналом, каждое предприятие само формирует такой реестр.

Первичным нормативным источником и настольной книгой кадровика служит Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), содержащий нормы неотъемлемой документационной составляющей каждого предприятия.

Группы обязательных документов

К базовой документации обязательных кадровых документов относятся:

  1. Трудовые книжки. Согласно ст. 66 ТК РФ главным документом, содержащим показатели выслуги лет и профессионального опыта человека, является трудовая книжка. Все наниматели (кроме физических лиц, не действующих в качестве ИП) должны вести записи об основной работе своих служащих. Трудоустройство тех, кто отработал не более пяти дней не отражается. Правительство РФ утвердило Правила ведения трудовых книжек Постановлением N 225 от «16» апреля 2003 г. Порядок внесения записей введен Постановлением Минтруда России N 69 от «10» октября 2003 г.
  2. Трудовые договора. Соответственно статье 56 ТК РФ договоренность нанимателя и наемного работника об исполнении трудовой роли и произведении платы за это называется трудовым договором, подписание которого гражданином обязывает выполнять оговоренный функционал и соблюдать корпоративный устав. Когда лицо допущено к работе, договор считается заключенным.
  3. Книга учета трудовых книжек. Правила ведения трудовых книжек гласят о том, что книга учета их движения должна иметь номера листов и пломбу, либо штамп на сургуче. Ее требуется прошить и удостоверить подписью директора.
  4. К журналу учета трудовых книжек предъявляются нормы, аналогичные п. 3.
  5. Штатное расписание. В ТК РФ нет требования о штатном расписании. Косвенное упоминание имеется в ст. 15 и 57. Вид расписания (форму Т-3) устанавливает Госкомстат Постановлением от «05» января 2004 г. N1. С наступлением 2013 года принятые комитетом статистики формы обязательны к применению в бюджетных учреждениях. Остальным разрешено разрабатывать собственные форматы, отражающие специфику предприятия. Какая редакция штатки ни была бы выбрана, важно поддерживать ее актуальность. При обращении в суд, проверках надзорных ведомств, планировании фонда заработной платы или формировании бюджета понадобится заполненное штатное расписание.
  6. График отпусков. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков - локальный нормативный акт (ЛНА), фиксирующий последовательность ежегодного отдыха. Срок утверждения – минимум за 14 дней до нового года. Следование очередности должно соблюдаться и сотрудниками, и их нанимателями.
  7. Табель учета рабочего времени. Ст. 91 ТК РФ обязует подсчитывать все отработанное время по каждой рабочей единице. Для этого предназначен табель учета рабочего времени, с помощью которого ведется контроль выполнения нормы рабочего времени, и определяется размер заработка.
  8. Личные карточки сотрудников. Согласно п. 12 правил ведения трудовых книжек следует извещать сотрудника о ведении каждой записи относительно его работы. Для этого в личной карточке Т-2 ведутся дублирующие пометки (раздел III). Там же предусмотрена графа для ознакомления. Место карточки в запирающемся шкафу (сейфе), поскольку в ней содержатся личные данные.
  9. Приказы по личному составу. Распоряжения по личному составу разработаны Государственным комитетом по статистике. Они служат основанием для ротации персонала, поездки в командировку, осуществления начислений и пр.
  10. Должностные инструкции работников. В ТК РФ не сообщается прямо о необходимости оформлять должностную (или рабочую) инструкцию отдельным документом. Там говорится, что трудовой договор обязан содержать трудовую функцию наряду с иными условиями. Конкретизировать задачи и квалификационные характеристики должности целесообразно отдельной бумагой.
  11. Журнал учета проверок. Вести журнал регистрации проверок нужно соответственно статье 16 ФЗ от «26» декабря 2008 г. N294 - ФЗ. В журнал представителями проверяющих инстанций вносятся результаты обследования. Минэкономразвития своим приказом N141 от «30» апреля 2009 г. утвердил вид книги учета. Норма оформления предполагает нумерацию листов, брошюрование и оттиск печати.
  12. Локальные нормативные акты. К обязательным ЛНА относятся:
  • внутренний распорядок;
  • условия оплаты;
  • порядок защиты личных данных.
Организационные особенности и специфические условия деятельности предприятия предполагают составление дополнительных видов нормативных актов:

  • концепция коммерческой тайны;
  • порядок аттестации;
  • алгоритм проведения служебного расследования;
  • прохождение испытания;
  • график сменности;
  • договор о материальной ответственности.
Общий состав документации носит разнонаправленный характер, составление регламентов локального характера требует определенного квалификационного уровня и предварительного анализа.

Ответственный поход к документам

Низкая степень ответственности в вопросах обеспечения продуктивного функционирования кадрового блока, а также недостаточная квалификация специалистов по работе с личным составом способны привести к печальным последствиям, включая административные взыскания.

Ст. 5.27 Кодекса об Административных Правонарушениях РФ содержит перечень наказаний за несоблюдение норм трудового законодательства. Отмечается тенденция к росту штрафных сумм и уточнению разновидностей нарушений административного характера.

С 2018 года применяется система чек-листов для проверок со стороны трудовой инспекции. При проведении планового аудита запрашиваются документы в соответствии с чек-листами. В случае внепланового аудита (по заявлению или предписанию, оформленному ранее) могут быть запрошены сведения исходя из целей инспектора.

Для того чтобы кадровое направление двигало организацию в сторону целей бизнеса, необходимо совершенствовать систему управления в целом. Только правильное оформление документов способствует эффективной работе любого предприятия.



Будь в курсе!
Еженедельная рассылка о самом важном!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Made on
Tilda