Как сократить издержки на подготовку финансовой отчетности по гранту
О том, как сдать отчетность и успеть поспать
Самые сложные периоды у генеральных директоров и бухгалтеров некоммерческих организаций – месяцы сдачи финансовой отчетности по грантам и пожертвованиям: нужно свести бухгалтерский и управленческий учет, собрать копии всех подтверждающих документов, составить формальные отчеты, подписать недостающие соглашения… Нередко в эти периоды содержательная деятельность организации замирает: большинство сотрудников заняты исключительно отчетностью.

Чтобы этого не происходило, чтобы отчетность сдавалась в срок с минимальным числом ошибок и претензий со стороны грантодателей, мы предлагаем следовать нескольким простым правилам:

1. Согласовывайте все решения о расходах, предусмотренных договором

Если в вашем проекте предусмотрены расходы на печатную продукцию, рекламные материалы и т.п., не забудьте получить согласование макетов у грантодателя. Также необходимо заранее согласовать решения об изменении сметы проекта.

2. Оформляйте кадровыми документами решения о привлечении сотрудников организации к проекту

Если для проекта привлекаются новые сотрудники, с ними заключаются срочные трудовые договора. В трудовом договоре нужно не забыть указать причину его заключения – реализация проекта по договору с указанием номера и даты.

Если в проекте участвуют штатные сотрудники, с ними нужно заключить либо соглашение о совмещении, либо соглашение о внутреннем совместительстве.

При совмещении в соглашении указывается, что в обязанности сотрудника входит работа по данному проекту и часть заработной платы финансируется из бюджета проекта. В этом случае общий размер заработной платы и рабочее время сотрудника не меняется.

При совместительстве сотрудник обязан выполнять работу в отдельное от основных обязанностей время и получать за это дополнительную оплату. Общий размер оплаты труда должен увеличиться. При этом не забудьте внести новую должность в штатное расписание.

3. Делайте выплаты, относящиеся к гранту, отдельными платежными поручениями.

Это ускорит процесс подготовки отчета, так как избавит от необходимости на платежных поручениях подписывать суммы, относящиеся к проекту. Предлагаем следовать данной рекомендации как при выплатах за счет грантовых, так и собственных средств.

4. Ведите таблицу расчета страховых взносов с первого дня проекта

Простая таблица в Excel позволит сэкономить время как вам при подготовке отчета (не нужно все высчитывать и перепроверять в отчетный период), так и сотрудникам грантодателя при его проверке. Таблица содержит размер оклада за счет средств гранта / пожертвования, размер НДФЛ и всех страховых взносов, суммы к выплате на руки сотрудникам.

5. Составьте список документов, необходимых для подтверждения расходов и не забывайте контролировать их наличие при выплатах.

По каждому виду расходов перечень документов уникален. Например, при покупке оборудования и канцтоваров – это договор купли-продажи (поставки) или авансовый отчет, счет-фактура, накладные, акт приема – передачи.

При привлечении внешних исполнителей – договор об оказании услуг / выполнении работ, акт сдачи-приемки работ / услуг, отчет о выполненных работах / услугах.

При оплате аренды – договор аренды, акт приема-передачи помещения, акты, копия документов о наличии прав собственности у арендодателя, а при субаренде еще и разрешение на субаренду.

При проведении мероприятий нужно не забыть оформлять приказы на мероприятия и сметы на расходы.

6. Своевременно оформляйте документы для подтверждения собственного нефинансового вклада

Перечень документов зависит от того, какой вклад заявлен в проекте. При партнерском проекте нужно соглашение с партнером, где отдельной строкой определен финансовый размер его вклада в проект. При привлечении добровольцев нужны договоры и отчеты по договорам с добровольцами. Аренда или услуги, полученные на безвозмездной основе также необходимо подтвердить документально: договор безвозмездной аренды, акты приемки-передачи с указанием даты и периода аренды, названия проводимых мероприятий.

7. Ведите план-график платежей по проекту.

Данные в график важно вносить в момент оплаты, а не в момент поступления закрывающих документов, как в бухгалтерском учете. Это позволит своевременно увидеть и при возможности предотвратить отклонения от утвержденной сметы.

8. Пакет подтверждающих документов формируйте на протяжении всего периода проекта

Не нужно ждать последнего дня квартала, чтобы собрать копии всех финансовых документов. Сканируйте и сортируйте их в момент поступления. Это сильно экономит время в отчетный период.

Эти простые правила позволяют не только облегчить процесс подготовки отчетности по конкретным проектам, но и повысить качество учета и документооборота в организации, избежать лишних ошибок и неоправданных трудозатрат.



Будь в курсе!
Еженедельная рассылка о самом важном!
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности

Made on
Tilda